Praktiske informationer

Det er målet, at en aktivitet hverken giver udgifter eller indtægter for arrangøren. 

Du kan ansøge om et tilskud på op til 2.500 kr. pr. aktivitet. Tilskuddet ydes, hvis det forventes, at en evt. billetpris ikke dækker den omkostning, som I som aktør har. 

Vær opmærksom på at tilskudskravene er skærpet for de private aktører.

De Kommunale Ferieaktiviteter gennemgår ansøgninger om tilskud og giver besked om muligheden for tilskud til de enkelte aktører kort efter ansøgningsfristen. Der bliver ved vurdering af tilskudsmuligheder lagt vægt på, at midlerne fordeles, så både flest aktører, men også flest børn får glæde af midlerne.

Husk at gemme diverse kvitteringer til en eventuel dokumentation for den afholdte udgift.

Efter afholdelsen af aktiviteten er det aktørens ansvar at sende en elektronisk faktura til De Kommunale Ferieaktiviteter på det aftalte beløb. Det gælder for de aktører, som modtager tilskud og som bruger ferieaktiviteters billetsystem, hvor der er billetindtægter. Alle økonomiske mellemværender skal afsluttes inden 1. april for vinterferien og 1. december for efterårsferien.

Elektronisk faktura kan indsendes til Viborg Kommune, via følgende Formular.

I feltet "Modtagerdata" udfyldes:
EAN-nummer: 5798004549605
Kontaktperson: vprks

Hvis du som privat aktør ønsker at være en del af De Kommunale Ferieaktiviteter, kræves det, at du har et særligt ferietilbud ud over firmaets sædvanlige virke.

Vi forventer, at I som aktører sørger for, at der er en ansvarlig voksen til stede under aktiviteten. 

Desuden er I som aktører ansvarlige for at indhente børneattester på de personer, som er med til at afvikle aktiviteten.

Læg en eventuel tilmeldingsfrist så tæt på afviklingsdagen som muligt. Vi oplever nemlig, at mange familier er sent ude med at planlægge. Har I arrangementer over flere dage, kan vi godt differentiere tilmeldingsfristerne, således at I får tilmeldingslister flere gange. 

Overvej hvornår på ugen, I afholder aktiviteten. Der er som regel mange aktiviteter først på ugen, og det gør, at familierne skal vælge og fravælge, hvis der ligger mange aktiviteter på samme tidspunkt.

De Kommunale Ferieaktiviteter kan håndtere jeres billetsalg - uanset om det er gratis eller med brugerbetaling. Vær opmærksom på at en eventuel tilmeldingsfrist tidligst kan placeres 7 dage før afvikling.

Har I brug for oplysninger om deltagerne (alder, allergier m.v.), kan systemet sættes op til, at deltagerne ved tilmelding afgiver disse oplysninger.

Efter tilmeldingsfristen sender vi en oversigt over deltagerne (vi sender kun på hverdage). Denne tilmeldingsliste vil blive sendt til den digitale postkasse, der er koblet op til jeres CVR-nummer.

Har en deltager oplyst, at de har navne- og adressebeskyttelse, må vi iht. GDPR-reglerne ikke videregive deres oplysninger. Deltagerne bliver bedt om at afgive kontaktoplysninger hos jer, hvis der ikke er en voksen til stede under arrangementet.